DT322: Tools für Online-Workshops

Herausforderung Online-Tools

Wir sind der Überzeugung, dass Menschen nur dann Probleme wirklich lösen können, wenn sie im Team zusammenarbeiten. Was aber, wenn die Zusammenarbeit nur im Rahmen von Remote-Workshops möglich ist? Dann braucht ihr die passenden Online-Tools, damit dies auch online funktioniert.

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Die Herausforderung

Wir sind der Überzeugung, dass Menschen nur dann Probleme wirklich lösen können, wenn sie im Team zusammenarbeiten. Studien zeigen, dass Menschen gemeinsam viel effizienter, motivierter und produktiver sind.
Nun ist es in vielen Unternehmen üblich, online zu arbeiten – auch im Team. Digitale Plattformen und Tools sollen uns dabei unterstützen und die Kommunikation mit anderen Kollegen erleichtern.

Täglich werden es immer mehr Tools mit immer besseren Features und immer vielfältigeren Möglichkeiten. Damit du in diesem Tool-Dschungel gute Entscheidungen treffen kannst, besprechen wir in dieser Episode die wichtigsten Dinge, die du bei der Wahl der für dich passenden Tools im Hinterkopf haben solltest.

Bevor wir beginnen, noch ein kurzer Hinweis: Der Fokus bei unserer Tool-Auswahl liegt auf Online-Workshops. Online-Workshops haben ganz andere Anforderungen als z.B. eine Besprechung oder ein Webinar. Wir unterscheiden generell virtuelle Meetings, Webinars und Workshops.

Unterschied zwischen Meetings, Webinare und Workshops

  • Virtuelle Meetings: Die meisten Dinge, die online stattfinden, sind virtuelle Meetings. Das können tägliche Stand-Ups, Besprechungen mit allen möglichen Personen und Themen, Diskussionen und mehr sein. Wie alle Meetings braucht auch die virtuelle Version ein bestimmtes Ziel. Die Video-Software, die wir einsetzen, unterscheidet sich aber nicht wirklich von der, die wir für einen Online-Workshop nutzen.
  • Webinare: Simpel gesagt ist ein Webinar ein Seminar – nur in Web. Meistens besteht es aus Vorträgen, Diskussionen und Umfragen. Webinare unterscheiden sich häufig in ihrer Herangehensweise an Interaktivität – einige sind nur Berieselungen und Präsentationen, während andere interaktive Elemente enthalten, in denen die Teilnehmer Fragen stellen, auf Umfragen antworten oder sich mit dem Redner austauschen können. Die Auswahl der richtigen Webinar-Software ist deswegen ein ganz eigenes Thema.
  • Online-Workshops: Während virtuelle Meetings oft ähnliche Methoden wie in Live-Meetings verwenden, haben Online-Workshops besondere Anforderungen. Ein gut gestalteter Online-Workshop unterstützt Teams dabei, sich neu auszurichten, Ideen und Lösungen zu generieren, Vertrauen und Beziehungen aufzubauen und die Remote-Teamkultur zu stärken. Weil in einem Workshop die Ergebnisse zählen sind asynchrone Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge deswegen Schlüsselfaktoren für jeden erfolgreichen Online-Workshop.

Herausforderungen bei Online-Workshop

In der Realität entstehen bei Online-Workshops aufgrund des unterschiedlichen technischen Verständnisses und des Tools-Know-how der Teilnehmer oft Verbindungsprobleme oder technische Probleme. Deswegen ist es wichtig, eine möglichst simple Auswahl an Tools zu treffen.

Offene Kommunikation ist online viel herausfordernder. In Chats fehlen die nonverbalen Hinweise, die wir alle im wirklichen Leben geben und erhalten, damit wir genauer wissen, wann und wie wir auf ein laufendes Gespräch antworten sollen. Deswegen ist ein gutes Video in Verbindung mit anderen Kommunikationskanälen so wichtig und sollte ganz oben bei der Entscheidung für ein Tool sein.

Die Verwendung von Whiteboards und Flipcharts zur Veranschaulichung der wichtigsten Ergebnisse, die Verwendung von Tonnen von Post-its und das Prototyping sind ganz wichtige Werkzeuge in Live-Workshops.
Es gibt viele Online-Whiteboards, mit denen du im Team Ideen entwickeln und erarbeiten kannst. Manche bieten gleich super Vorlagen an, während andere wirklich nur über die Basis-Funktionen verfügen. Werde dir daher vorab bewusst, wie du die Whiteboards wirklich nutzen willst: Welche Methoden willst du einsetzen und wie kannst du diese visuell unterstützen?

Erfolgreiche Workshops leben und sterben aufgrund des Engagements der Teilnehmer. Dieses wird wiederum durch die Gruppengröße mitbestimmt. Der Schlüssel zum Erreichen eines hohen Engagements besteht darin, interaktiv, abwechslungsreich und auf dein Team zugeschnitten zu arbeiten. Deswegen ist das Einrichten von Breakout-Räumen so wichtig. Auch das unterstützen einige, aber nicht alle Tools.

Co-Moderation ist eine großartige Möglichkeit, die Arbeitsbelastung aufzuteilen und in einem Live- oder Online-Workshop mehrere Fähigkeiten auf den Tisch zu bringen. Das Übergeben der Fackel oder das Verknüpfen von Abschnitten ist online schwierig. Die Möglichkeit, schnell zu chatten und die Sitzung in einer Live-Umgebung anzupassen, ist wichtig.

Wie bei jeder Anschaffung ist es also wichtig, dass du dir bei der Auswahl deiner Software zuerst folgende Fragen stellst:

Konzentriere dich auf das Problem, nicht auf das Tool

Es ist leicht, sich von den Tools verführen zu lassen – aber es ist viel wichtiger, die Probleme im Auge zu behalten, die du damit eigentlich lösen willst.

Überlege, warum du überhaupt nach einer neuen Software suchst. Willst du öfter online Workshops durchführen? Willst du selber effizienter arbeiten? Warum willst du genau DIESE EINE Software verwenden? Nur weil ein Tool eine großartige Lösung für ein Unternehmen ist, bedeutet das nicht, dass es auch für deine Arbeit geeignet ist. Das eine, beste Tool gibt es leider nicht.

Es gibt bei fast jedem Tool die Möglichkeit, es einfach mal auszuprobieren und die Funktionen zu nutzen. Das ist etwas, das du unbedingt tun solltest. Worte können viel, aber erst in der Praxis erkennst du wirklich, ob das Tool für dich und den gedachten Einsatz lohnt. Wenn du für dein Unternehmen ein passendes Tool suchst, dann frage auch die Kollegen, welche Funktionen ihnen helfen würden, um produktiver zu sein. Vergleiche Softwaretools, die nützliche Funktionen bieten, die andere möglicherweise nicht bieten.

Wenn du weißt, was die Anwender und Nutzer brauchen, ist es an der Zeit zu prüfen, welche Produkte deinen Anforderungen entsprechen könnten. Am schwierigsten ist es, Lösungen zu vergleichen, wenn 80% der Funktionen identisch sind. Die anderen 20% können sich stark unterscheiden – von ausgefallenen Planungstools bis hin zu erweiterten Funktionen für die Zusammenarbeit für virtuelle Teams.

Es geht also nun darum, Lösungen in die engere Wahl zu nehmen, die nur deinen eigenen Anforderungen entsprechen und ähnliche Produkte nach messbaren Kriterien vergleichbar zu machen. Andernfalls wirst du immer Teammitglieder haben, die nach wie vor die altbekannten und üblichen Verdächtigen, wie Excel, Word und Powerpoint per E-Mail-Listen versenden.

Erklärung des Stacks

Damit ein Online-Workshops wirklich erfolgreich abläuft, nutzen wir mehrere unterschiedliche Tools gemeinsam oder hintereinander

  1. Videokonferenz-Tool: Das Tool für Videokonferenzen ist ganz zentral und nimmt einen wichtigen Stellenwert ein. Hier gibt es schon seit Jahren bewährte Software wie die von Webex, Gotomeeting bis hin zu Zoom und Microsoft Teams.
  2. Online-Whiteboard: Für einen wirklich interaktiven Workshop, bei dem auch gearbeitet wird (es heißt ja WORKshop), brauchst du ein gutes Online-Whiteboard. Und hier reichen die simplen Tools, die manchmal in den Videokonferenz-Tools eingebaut sind, einfach nicht.
  3. Kollaborations- und Dokumentationssoftware: Zu der dritten Softwaregattung gehören Kollaborations- und Dokumentations-Software. Das sind Tools, mit denen du in Echtzeit Nachrichten austauschen, Dateien verwalten und erzeugen, aber auch die Arbeit im Team verteilen kannst. Denn bei einem Online-Workshop wird nicht nur gearbeitet, sondern es entsteht viel Information, die im Team weitergetragen werden sollte.

Mehr zu unseren Lieblingstools findet ihr in unserer Online Academy

Wir haben einen Kurs erstellt, der zeigt, wie du diese Tools gut in deine Arbeit integrieren kannst. In Summe sind es 10 Video-Lektionen mit ca. 2 Stunden Inhalt!

In den Videos stellen wir dir unsere Lieblings-Tools mit ihren Stärken und Schwächen vor: Zoom, Microsoft Teams, Miro, Mural, Asana, Trello, Sharepoint, Slack, aber auch Prototyping-Tools wie Figma, Invision, Balsamiq, Sketch und viele weitere.

Hier geht’s zur Online Academy: Tools für Online-Workshops

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