Die Priorisierungstechnik

Mit der Priorisierungstechnik aus dem Business Analysis Body of Knowledge® (BABOK® Guide) v3 schaffen Sie sich und anderen einen Rahmen, der dabei hilft Entscheidungen zu treffen und die Bedeutung von Informationen besser zu verstehen.

Prioritäten zu setzen bedeutet, Entscheidungen zu treffen

Gerade im Alltäglichen fällt es vielen von uns bei den Unmengen an Informationen schwer zu unterscheiden, was gerade jetzt wichtig ist und was eher nicht. Dazu bedarf es auch einiges an Übung: Sie müssen sich der eigenen Ziele bewusst werden. Erst dann können Sie sich die eigenen Prioritäten ins Gedächtnis zu rufen.

Jeder von uns legt täglich seine Prioritäten fest: Das, was uns wirklich wichtig ist, wird in den Vordergrund gerückt, alles andere verschwindet nach hinten. Das ist ja an sich nicht das Problem. Vielmehr liegt die Schwierigkeit darin zu wissen, was nun wirklich wichtig und was weniger wichtig ist. Die normale Priorisierung sieht im Alltag oft so aus: Der oder dasjenige, das am lautesten schreit, wird bevorzugt behandelt. Das Ergebnis ist Unzufriedenheit, weil die eigenen Ziele auf der Strecke bleiben. Alleine deswegen ist es hilfreich, sich einen Anker zu setzen, um ohne Umwege zu den für Sie relevanten Prioritäten zu gelangen.

Die Technik

Die Priorisierung-Technik kann als ein Prozess verwendet werden, um die relative Bedeutung von Informationen zu bestimmen. Kriterien bei der Priorisierung von Anforderungen können zum Beispiel sein: Gefahr, Wert, Schwierigkeitsgrad, Probleme bei Umsetzung etc. Diese Kriterien dienen als Eckpfeiler, um zu bestimmen, welche Daten und Infos noch benötigt werden oder wie viel Zeit den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden sollte.

Es gibt viele Arten der Priorisierung. Der BABOK® Guide v3 unterteilt Priorisierung in vier Ansätze:

  1. Gruppierung,
  2. Reihenfolge,
  3. Timeboxing/ Budgetierung und
  4. Verhandlung.

Um den richtigen Ansatz für Ihre Anforderung zu treffen, sollten Sie zunächst einen Überblick über das jeweilige Thema bekommen: Wer sind die Stakeholder und was brauchen sie, welche Informationen gibt es schon, welche Meinungen herrschen bereits über die Anforderungen etc.

1. Gruppierung

Die Informationen werden aufgrund von vordefinierten Kategorien gruppiert wie z.B. nach hoch, mittel oder niedriger Priorität. Es gibts schon einige Tools, die genau solche Attribute für das Anforderungsmanagement nutzen und unterstützen.

2. Reihenfolge

Die Informationen in eine Reihenfolge zu bringen, gibt Ihnen einen Überblick, welche Informationen jetzt bzw. später wichtig sind und gebraucht werden. Eine Reihenfolge herzustellen ist aufwändiger, zwingt aber die Stakeholdern auch dazu nicht alles als „sehr wichtig“ zu bewerten.

3. Time Boxing/ Budgetierung

Time-Boxing oder Budgetierung hilft, die Informationen aufgrund von zur Verfügung stehenden, fixen Ressourcen einzuteilen. Oftmals kommt diese Technik zum Einsatz, wenn der Lösungsansatz bereits bestimmt wurde. Beim Time-Boxing werden die Anforderungen je nachdem, wie viel Zeit sie brauchen, priorisiert. Dieser Ansatz wird häufig verwendet, wenn eine festgelegte Frist erfüllt werden muss oder bei Lösungen, die immer wieder eingesetzt und verbessert werden müssen.

4. Verhandlungen

Dabei kommen alle Beteiligten zu einem gemeinsamen Konsens, welche Anforderungen nun wichtig sind und in welcher Reihenfolge sie abgearbeitet werden sollen. Bei auftretenden Konflikten gibt es nur eine Möglichkeit: Sprechen Sie offene über die vorliegende Situation, um gemeinsam die beste Lösung zu finden.

Vorteile der Priorisierungstechnik

  • Diese Technik erleichtert allen Beteiligten die Konsensbildung und vermeidet Zielkonflikte.
  • Gleichzeitig können Sie so sicher stellen, dass die Lösung auch den Wert realisiert und dass alle Fristen eingehalten werden.

Nachteile der Priorisierungstechnik

  • Der Mensch trifft nicht gerne Entscheidungen und so kann es gerade dabei passieren, dass einige schwierige Entscheidungen vermeiden wollen oder nicht erkennen, wie wichtig es ist, einen gemeinsamen Konsens herzustellen und gegebenenfalls Kompromisse einzugehen.
  • Die Komplexität der Implementierung bestimmter Anforderungen beeinflussen die Priorisierung maßgeblich. Manches Mal werden Herausforderungen einfach unter- oder überschätzt und machen später dann Schwierigkeiten.
  • Oft fehlt es an Mess- und Kennzahlen, um eine Priorisierung objektiv vorzunehmen. Die Bedeutung ist dann der Subjektivität der Stakeholder ausgeliefert.

Kommunikation von Prioritäten

Wenn Sie Ihre Anforderungen priorisiert haben, sollten sie diese anderen klar und deutlich mitteilen.
Dazu einige Tipps:

  • Kommunzieren Sie die Priorisierung präzise, vollständig und vor allem direkt. Besser kurz und knapp, als umständlich und zu lange.  Ihr Gegenüber weiß im schlimmsten Fall sonst gar nicht mehr, um was es im Grunde gegangen ist.
  • Hören Sie dem anderen gut zu und fragen Sie auch nach,  ob er Sie verstanden hat. Konzentratieren Sie sich dazu auf das, was der andere sagt, halten Sie Augenkontakt und unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht. Fassen Sie danach ganz kurz zusammen, was Sie verstanden haben.
  • Erfragen Sie die Prioritäten der Stakeholder. Listen Sie Ihre eigenen drei wichtigsten Prioritäten auf und sorgen Sie für Feedback, indem Sie dem Anderen die Möglichkeit geben, kurz zu sagen, ob Ihre und seine Prioritäten übereinstimmen.

Zusammenfassend ein paar Tipps

  • Sobald Sie einmal eine Entscheidung getroffen haben, belassen Sie es dabei und verschwenden Sie – wenn möglich – keine Energie mehr darauf zu überlegen, was wäre wenn …
  • Wenn Sie Prioritäten setzen, treffen Sie damit immer auch Entscheidungen. Sie unterscheiden also das Wichtige vom Unwichtigen. Behalten Sie dazu das Wesentliche im Blick.
  • Auch wenn Ihr Schreibtisch voll ist mit vielen, kleinen Aufgaben: Entscheiden Sie sich für das Wesentliche und konzentrieren Sie sich wieder auf Ihre Prioritätenliste. Erst dann kommt der Rest.
  • Fehlende oder falsche Prioritäten können dazu führen, dass zuerst unwichtige Kleinigkeiten erledigt werden. Damit läuft die Zeit aber rasend schnell davon und die wirklich wichtigen Dinge bleiben liegen. Deshalb: Überprüfen Sie zunächst Ihre Unterlagen und sortieren Sie auch diese nach Wichtigkeit.

Über die richtige Anwendung von Priorisierungstechniken in der Business-Analyse geht es natürlich auch in unseren Trainings: Grundlagen der Business-Analyse oder Requirements-Engineering.

Seit 2010 begleitet Ingrid Gerstbach Unternehmen auf dem Weg zu ihrem Erfolg. Ihr Vorgehen: Ideenstifterin und Denkpartnerin statt Besserwisserin. Dabei weckt sie die schlummernde Kreativität in ihrem Gegenüber und arbeitet die individuellen Stärken von den Menschen im Unternehmen heraus.